Planungslücke

Warum laufen Projekte terminlich und finanziell aus dem Ruder, obwohl sie einen erfahrenen Projektleiter haben? Und ebenso Projekte mit einer klaren und von allen akzeptierten Projektbeschreibung, einem guten Projektteam und einer modernen IT- gestützten Projektsteuerung?

Die Gründe dafür mache ich Ihnen schnell deutlich. Dann können Sie sich besser darauf einstellen, sind weniger überrascht und nehmen es weniger persönlich.

Die Ursache eines Terminverzuges bei scheinbar perfekten Projekten liegt in der Planungslücke. Sie gibt es zwar schon immer, wird aber immer grösser und in der Wirkung relevanter.

Um den Erfolg von Projekten zu sichern, lag der Fokus bisher auf einem besseren Projektmanagement. Mit besseren Projektleitern und besseren Projektmanagement- Tools sollten Projekte sicherer ans Ziel kommen.

Entsprechend hat sich die Planung von Terminen und Abläufen auf der Organisations- und Managementebene von Projekten immer verbessert. Im Projektplan werden Etappenziele und Termine immer detaillierter geplant und enger überwacht. Die Planungslücke ergibt sich bei der Umsetzung der Projektplanung im Arbeitsalltag der einzelnen Projektbeteiligten.

Alle Projektbeteiligten müssen die operative Arbeit, die hinter einem Projektplan steckt, rechtzeitig in ihren Arbeitstagen unterbringen. Jeder Selbstverantwortliche muss die Etappenziele aktiv verfolgen und auch gegen etwaige Widrigkeiten erreichen, sonst rutscht der Projektplan für alle nach hinten.

Die Projektbeteiligten sind oft in mehrere Projekte gleichzeitig involviert: Sie haben gleichzeitig noch ihr gesamtes Tagesgeschäft und Pflichtprogramm ihrer Stelle zu erledigen: Sie werden von ihren Kollegen und Vorgesetzten für eine Sitzung gebucht, müssen ihren E-Mail-Eingang abarbeiten und sich um akute beziehungsweise aufkommende Probleme kümmern. Die Projektbeteiligten werden ständig von ihren Smartphones und Meldungen am PC dazu animiert, ihnen genau die Zeit und die Aufmerksamkeit zu widmen, die dann wieder für die Projektzuarbeit fehlen.

Ein professioneller Planungs- oder Managementprozess, wie die Projektbeteiligten ihren Arbeitstag und ihre Arbeitswochen im Sinne der Sicherung von Projektzielen gestalten können, existiert nicht.

Sie werden mit dem Problem allein gelassen, wie sie ihre Arbeit professionell planen und ihre Termine, das heisst Ziele parallel zum drängenden Tagesgeschäft, sicher verfolgen können. Dafür gibt es keine Unterstützung, obwohl genau dieser Punkt grundlegend für den Erfolg von Projekten und das Wohlergehen der Mitarbeiter ist.

Die Projektbeteiligten bekommen zu meisten Arbeitstagen beziehungsweise Arbeitswochen weder Unterstützung noch adäquate Planungs- beziehungsweise Managementhilfsmittel an die Hand. Sie müssen sich mit einem Sammelsurium aus Hilfsmitteln, üblicherweise Outlook, Notes und To-do-App und Notizzettel, irgendwie selbst organisieren.