Projektmysterium

Es ist nicht ungewöhnlich, dass in Organisationen alle notwendigen Ressourcen für ein wichtiges Projekt vorhanden sind und dass ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool sowie ein erfahrener Projektleiter eingesetzt werden. Dennoch läuft das Projekt zeitlich und finanziell scheinbar unkontrollierbar aus dem Ruder.

Das ist immer dann der Fall, wenn die Zuarbeit zum Projekt in Qualität und Termin nicht mit den Planungen des Projektmanagements übereinstimmt. Dazu genügt jeweils schon ein einzelner Projektmitarbeiter, der ein schlechtes Zeitgefühl, etwas missverstanden, etwas aufgeschoben, etwas ignoriert und schlicht vergessen hat. Denn der Projektfortschritt hängt von allen ab. Der Letzte bestimmt den Fortschritt. Schon ein einziger Beteiligter kann für Stillstand im ganzen Projektteam sorgen.

Mangelhafte Projektzuarbeit macht niemand gerne und schon gar nicht mit Absicht. Es passiert einfach. Das bleibt fast immer folgenlos. Denn es finden sich immer viele gute Erklärungen, wenn es nicht klappt. Und das kann schliesslich jedem einmal passieren. Nobody is perfect. Dann hilft es auch nicht, wenn der Projektplan perfekt war.

Ein Projektverzug wegen mangelhafter Leistungserbringung bei der Zuarbeit ist eigentlich nicht verwunderlich.

Oft arbeiten viele Menschen im Projekt mit beziehungsweise dem Projekt zu. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Fehlleistung beziehungsweise einer verspäteten Leistung.

Und dann arbeiten diese Menschen oft gleichzeitig mehreren Projekten zu, deren Terminpläne niemand aufeinander abstimmt. Diese Menschen, die für Projekte zuliefern sollen, haben gleichzeitig oft noch ein umfangreiches operatives Tagesgeschäft zu erledigen. Sie werden zu unerwartet vielen und langen Sitzungen verpflichtet und müssen sich schnell um auftretende Probleme und erkennbare Risiken kümmern. Und sie haben ein Smartphone in Griffweite, das mit allen psychologischen Tricks um ihre Aufmerksamkeit kämpft. Und sie haben gleichzeitig noch familiäre Pflichten zu erfüllen.

In solchen Konstellationen ist es absolut nicht verwunderlich, dass Menschen den Überblick verlieren, Dinge vor sich herschieben, ignorieren, vergessen oder einfach zu spät starten. Da liegt kein böser Wille vor, sondern es ist nur menschlich.

Um diesen Verzug in Projekten zu vermeiden, sollten alle Projektbeteiligten jede Woche und jeden Tag möglichst wohlüberlegt und geplant angehen. Es ist unter allen Umständen zu vermeiden, dass Projektmitarbeiter wegen Erschöpfung oder Stress unüberlegt und ungeplant an die Arbeit gehen.

Das ist schlecht für den Mitarbeiter – und für sein gesamtes Umfeld.

Arbeitgeber sollten zum Wohle des Unternehmens und seiner Stakeholder dafür Sorge tragen, dass alle Projektbeteiligten jederzeit ein hohes professionelles Niveau an persönlicher Planung und Selbstmanagement praktizieren und die dafür ausgelegte Ausstattung und Unterstützung zur Verfügung haben.

Verändert sich dort etwas zum Besseren, laufen Projekte viel weniger aus dem Ruder. Alle Beteiligten sind zufriedener und erfolgreicher. Das ist cool und ganz einfach.